仕事で、データを管理するとき、フォルダの整理はつきものです。
そんな経験をされている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、私が実践しているフォルダ名のルールについてご紹介します。
私もフォルダ整理のために試行錯誤してきました。
やってみた結果、これは違ったなということもについても、ご紹介していこうと思います。
フォルダ構成例
まず、私が普段使っているフォルダの階層例をご紹介します。
基本的に次のような形で整理しています。
後ほど階層について、詳しくご紹介します。
基本的なルールについて
私は、フォルダ名を「番号+半角アンダーバー+項目」に統一するようにしています。
番号と項目の間には、以下のようなスペース( )やピリオド(.)を入れるやり方もあると思います。
ただ、スペースやピリオドは、半角なのか全角なのか見た目で分かりづらいことがあります。
その点、アンダーバーは、半角と全角で長さが違ってくるので、比較的分かりやすいと思います。
なんでそこまで半角にこだわるの？
と思われるかもしれません。
それだけ？と思われるかもしれませんが、フォルダが多くなるほど、フォルダ名が統一されていることが、重要になってきます。
例えば、職場の人とフォルダを共有している場合は特に、フォルダ名の統一しやすさが大切になってきます。
なので、フォルダ名のルールはなるべく分かりやすいものがいいです。
私もスペースやピリオドをフォルダ名に使ったこともありましたが、共有フォルダの場合、人により全角になっていたりすることがありました。
ただ、共有フォルダでない場合やご自身のみがフォルダを作成される場合には、お好みに合わせてスペースやピリオドを使用されることをおすすめします。
フォルダ名ルール
基本的なルールが分かったところで、具体的なフォルダ名ルールに入っていきます。
ここでご紹介するのは、次の2パターンです。
では、順番にみていきます。
番号で整理
私は、基本的に0〜99までの番号をつけて管理しています。
なぜ、100番ではなく99番までという中途半端は数字なの？
と思われたかもしれません。
私は、上記のフォルダ構成にもあるように、番号は2桁で管理しています。
2桁で統一した中に、3桁が入ると見た目が崩れてしまうので、2桁の最大の数字である99までで管理するようにしています。
なので、フォルダが多い場合には、番号を3桁で管理して、0～999までの番号で管理することをおすすめします。
話が少しそれましたが、本題に戻ります。
基本的にフォルダを作成したときに、番号を振っていくようにしています。
そうしていくと、基本は時系列になるはずですが、中には「その他」のような時系列の枠から外れたフォルダが出てくると思います。
あまり使わないフォルダの場合は、99番など使わなそうな番号使えばOKです。
逆に目立たせたいフォルダは、ドルマーク等記号をフォルダ名の先頭に置くとフォルダの最上部にくるので、目立たせることができます。
フォルダ作成イメージは、次のような形です。
日付で整理
フォルダを整理していくと、日付で管理したほうがいいケースがでてきます。
例えば、私は次のようなときに日付で管理しています。
日付の書き方は、2022/11/1※や2022.11.1など色々あると思いますが、私は20221101と区切りなく書いています。
※スラッシュは、フォルダ名に使えません。
フォルダ名が長いよ！と思われた方は、前2文字を省略して、221101でもいいかもしれません。
2000年台であることが分かっている場合には、省略できますね。
フォルダ作成イメージは、次のような形です。
フォルダ名は簡潔に
最後に、当たり前のことにはなりますが、フォルダ名はなるべく簡潔にすることをおすすめします。
私は、後から見たときに分かるようにと思って、ちょっと長めのフォルダ名になっている時がありました。
それからは、フォルダは簡潔に書いてフォルダの中にメモ帳などで、コメントを残すようにしました。
フォルダの中に入れば詳細な内容を確認できるので、わざわざフォルダ名を書く必要がなくなります。
まとめ
この記事では、フォルダ名の私なりのルールについてご紹介しました。
フォルダが整理されていることで、データの引き出しが楽になり、作業効率が格段にアップします。
また、フォルダを整理されていることは、引継ぎ等の際にも役立つので、ぜひ1フォルダからでも始めてみてはいかかでしょうか。
この記事では、フォルダ名のルールについてご紹介しましたが、ファイル名でもこのルールを活用できます。
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